Il Giornale congressuale è uno strumento informativo che consente una più attenta partecipazione e un coinvolgimento attivo dei convegnisti ai temi e ai ritmi congressuali. Raggiunge la sua massima espressione nei congressi che si sviluppano in più giornate ma può essere adottato anche per quelli che si svolgono in un'unica giornata. In questo caso, il Giornale congressuale viene distribuito solo all'inizio del convegno e contiene tutte le informazioni precongressuali, quindi la presentazione, i relatori con i loro profili, fotografie, documentazione varia sul tema ecc. Si può prevedere, però, un secondo numero, con la documentazione conclusiva contenente interviste, sintesi, eventuali feedback dal mondo dell'informazione.
       Invece, per quanto riguarda i convegni su più giornate, dopo il primo numero di presentazione, ogni mattina viene distribuito il Giornale con le notizie del giorno prima.
       Il formato più semplice è quello di una newsletter a colori formato A4 con un numero di pagine predefinito tuttavia è possibile avere lo stesso materiale stampato in formato tabloid.

       Per la realizzazione del Giornale congressuale, MediaRoma si occupa:
- del progetto grafico del giornale (che può essere una newsletter formato A4, a colori, impaginata in fascicoli, oppure per i grandi congressi di un tabloid di uno o due fogli, quattro o otto pagine);
- della realizzazione redazionale del numero di presentazione (a disposizione il primo giorno del congresso o numero unico per i convegni della durata di una giornata) con i seguenti contenuti:
        presentazione del convegno, informazioni sui temi trattati, programma dettagliato della manifestazione, i partecipanti, i profili più significativi, fotografie, icone, informazione correlata dall'Italia e dal mondo, le ultime notizie d'agenzia ed eventuale altra documentazione richiesta.
- tanti numeri quanto sono le giornate congressuali con i seguenti contenuti:
       articoli sugli avvenimenti congressuali del giorno prima, interviste, fotografie, commenti, curiosità, informazioni varie sul convegno, i riflessi sui mass-media (rassegna stampa e audiovisiva delle principali testate ed emittenti radiotelevisive, anche locali), informazione correlata dall'Italia e dal mondo, le ultime notizie d'agenzia, altre eventuali informazioni.
- stampa e distribuzione del giornale.

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Il personale messo a disposizione da MediaRoma per l’evento.
Fase precongressuale:
- un grafico per realizzazione menabò e impianto;
- un giornalista per la preparazione del materiale per il numero di presentazione e dei numeri successivi.
Fase congressuale:
- almeno un giornalista specializzato sull'argomento trattato (e direttore responsabile); da due a tre giornalisti per un tabloid di otto pagine;
- un coordinatore di materiale informativo e redazionale;
- un impaginatore-grafico, coordinato con la stampa;
- un fotografo dotato di sistemi digitali;
- un addetto alla segreteria redazionale.
Vengono scattate fotografie digitali, sia per il giornale che per altra documentazione come Internet, Cd-Rom ecc. I redattori scrivono gli articoli per il giornale, intervistano i personaggi, registrano opinioni e commenti ecc. Il giornale, a colori e in formato A4, stampato e fascicolato viene inviato nel luogo del convegno per essere distribuito ad apertura dei lavori. Il formato tabloid, stampato da una tipografia adeguata, può essere richiesto e distribuito la mattina, in apertura dei lavori. La newsletter viene stampata e predisposta in fascoli direttamente dal personale di MediaRoma. Il giornale viene impaginato utilizzando gli articoli giornalistici, il materiale di documentazione, le fotografie, le notizie pubblicate sul convegno o sui temi trattati da giornali, agenzie di stampa, radio e tv.